PERKAMAS

Laman ini menguraikan tentang Prosedur dan Peraturan Kerja di Mitra Abadi Sejahtera (PERKAMAS) secara tertulis, yang dapat digunakan karyawan sebagai panduan sekaligus pegangan atas segala masalah yang ditemukan saat bekerja di Mitra Abadi Sejahtera.

Managemen Perusahaan memiliki hak untuk melakukan perubahan setiap peraturan dan kebijakan disesuaikan dengan situasi dan kondisi perusahaan saat ini. Untuk itu pastikan setiap karyawan untuk selalu mengecek perubahan kebijakan dari laman ini secara berkala, untuk memastikan semua yang dikerjakannya telah sesuai dengan peraturan kerja untuk saat ini.

PROSEDUR KERJA BIDANG KEPEGAWAIAN

  1. Absensi untuk semua karyawan (MA, KC, SPV, VRF, DB, SP, KL) dilakukan jam 08.00 WIB di kantor, Lebih dari jam yang telah ditentukan maka otomatis dihitung masuk setengah (1/2), apapun alasannya. Terkecuali SP yang melakukan promosi malam, absensi hari berikutnya bisa dilakukan jam 09.00 WIB. Untuk hari minggu atau tanggal merah, absensi dilakukan maksimal jam 12.00 WIB, Lebih dari jam tersebut maka akan dihitung masuk setengah (1/2). Atau mengikuti kebijakan cabang masing-masing.
  2. Absensi untuk bagian administrasi (ADM) dilakukan di kantor jam 08:00 tepat, kecuali hari minggu dan hari libur nasional, absensi dilakukan jam 09:30 lebih dari jam itu dihitung setengah (1/2) hari. Sedangkan untuk jam pulang bagian administrasi adalah jam 16.00 WIB, lebih dari itu di hitung lembur.
  3. Saat diadakan meeting bulanan, absensi tetap dilakukan jam 08.00 WIB walaupun hari minggu atau tanggal merah, atau mengikuti kebijakan cabang masing-masing. Dan semua karyawan wajib mengikuti meeting bulanan, untuk membahas evaluasi dan strategi ke depan, serta mengetahui peraturan dan kebijakan terbaru dari perusahaan yang perlu diterapkan.
  4. Form Absensi harap selalu di isi dan ditandatangani setiap kali masuk kerja atau konfirmasi langsung kebagian administrasi setiap kali masuk kerja untuk di data. Apabila tidak, dihitung masuk setengah (1/2), bukan tanggung jawab dari pihak Administrasi.
  5. Apabila tidak masuk kerja (OFF DAY) harap konfirmasi ke Admin. Dan bagi semua SP (Sales Promotor) yang ada rencana OFF DAY, maka wajib konfirmasi minimal 1 hari sebelum hari ‘H’ kepada DB (Demo Booker) masing-masing agar tidak dibookingkan tempat untuk promosi (kecuali ada hal yang tidak terduga, tetapi tetap harus izin).
  6. Kolektor (KL) inti yang berencana OFF DAY wajib konfirmasi ke Verifikasi (VRF) atau Kepala Cabang (KC) satu hari sebelumnya (kecuali ada hal yang tidak terduga, tetapi tetap harus ijin), agar tagihan tetap terkendali pada hari itu.
  7. SP tidak di perbolehkan menolak jadwal promosi dari DB baik jadwal pagi, sore, maupun malam. Menolak jadwal promosi yang telah di bookingkan oleh DB maka SP akan dihitung OFF DAY pada hari itu dan mendapat konsekuensi menggantikan tugas DB selama 1 hari pada hari berikutnya.
  8. Apabila SP secara sengaja tidak mengerjakan jadwal promosi yang telah dibookingkan DB untuknya, maka SP tersebut dikenakan sanksi menggantikan tugas DB selama 1 hari (booking tempat untuk satu team serta konfirmasi kembali ke tempat promosi yang tidak dikerjakaan pada hari sebelumnya).
  9. SP yang promosi tidak membawa demokit (demokit kurang dari 10 jenis barang), maka SP tersebut dapat dihitung OFF DAY pada hari itu walaupun pada kenyataanya ia mengerjakan jadwal promosi tersebut.
  10. Sebagai bukti mengikuti jadwal promosi, walaupun LOSS / ZONK, peta tetap wajib dikumpulkan setiap hari dikantor untuk di data, dan sekaligus sebagai bukti bahwa SP memang mengikuti Jadwal Promosi, apabila tidak maka SP otomatis dihitung OFF DAY pada hari tidak mengumpulkan peta.
  11. Jadwal promosi minimal harus dibooking oleh DB 1 atau 2 hari sebelumnya, sehingga peta Jadwal Promosi untuk dikerjakan sore hari harus sudah siap pada saat briefing pagi. Apabila tidak, Supervisor (SPV) harus segera mengambil alih bookingan pada hari itu dan DB segera melakukan booking untuk hari berikutnya.
  12. Jadwal demo yang harus dibookingkan DB per-SP minimal 1 (satu) kali untuk arisan dan 2 (dua) kali untuk jadwal umum. Bila ada SP yang protes karena tidak mendapatkan jadwal promosi yang seharusnya, maka DB dapat tidak dihitung masuk (OFF DAY).
  13. DB / SE yang hanya memegang kurang dari 4 SP, tetap wajib melakukan promosi. Apabila tidak melakukan promosi maka dapat dihitung OFF DAY, terkecuali saat mentraining SP baru.
  14. Apabila DB tidak melakukan booking dan tanpa konfirmasi, maka DB tidak dihitung kerja selama 2 hari (pada saat hari booking dan keesokan harinya).
  15. Apabila DB ada rencana untuk OFF DAY, DB harus mengkondisikan Jadwal Promosi pada saat mereka OFF DAY, yaitu tetap menyiapkan Jadwal Promosi di hari sebelumnya (terkecuali ada hal yang tidak terduga).
  16. SPV harus mengumpulkan “data” setiap hari (sesuai yang telah ditentukan / minimal 2x dari jumlah SP yang ada). Apabila tidak otomatis dihitung OFF DAY pada hari itu, terkecuali ada tugas lain pada hari tersebut. Data yang telah terkumpul wajib diserahkan kepada pimpinan cabang setiap hari untuk kemudian di input ke database perusahaan.
  17. Semua karyawan yang telah mendapatkan seragam, wajib memakai seragam saat kerja, atau berpakaianlah dengan sopan bagi yang belum mendapatkan seragam. Tidak diperbolehkan memakai kaos oblong tanpa kerah, juga tidak diperbolehkan memakai sandal Japit saat bekerja. Apabila melanggar, maka otomatis dihitung OFF DAY.
  18. Dilarang menyambi pekerjaan lain diluar tugas saat jam kerja (mementingkan urusan pribadi). Bila terbukti demikian, maka dapat dihitung OFF DAY pada hari itu.
  19. SP, KL dan karyawan lainnya tidak diperbolehkan menolak SPK yang telah diberikan dari kantor.
  20. Driver atau bagian pengiriman tidak diperkenankan meninggalkan kantor kecuali saat sedang melakukan pengiriman, dan apabila meninggalkan kantor harap konfirmasi dengan pimpinan / bagian Administrasi. Apabila keluar dari kantor tanpa konfirmasi yang jelas maka bisa dianggap OFF DAY. Selain itu bila tidak ada kiriman, bagian pengiriman wajib membantu admin gudang dalam mengurus gudang.
  21. Saat memutuskan diri untuk mundur dari perusahaan atau dikeluarkan (PHK), maka semua atribut perusahaan seperti pakaian seragam harap diserahkan ke kantor untuk menghindari penyalahgunaan yang mengatasnamakan perusahaan. Selain itu mereka juga wajib melunasi semua sangkutan (kewajiban) yang menjadi tanggungannya pada perusahaan.
  22. Absensi kurang dari 20 hari dalam satu bulan kerja, maka absensi selama bulan tersebut akan hangus (tidak dihitung), terkecuali terbukti sakit dan ada ijin khusus (cuti) yang telah disetujui oleh manager utama dan manager area.
  23. Semua karyawan wajib ikut menjaga kebersihan dan kerapian kantor. Buang sampah pada tempatnya, dan kembalikan peralatan atau perlengkapan yang digunakan ketempat semula setelah digunakan. Serta ikut melaksanakan kerjabakti membersihkan area kantor dan sekitarnya minimal sebulan sekali. Apabila tidak, maka karyawan yang melanggar bisa dikenakan sanksi sesuai kesepakatan dari kantor cabang masing-masing.
  24. Ketika diadakan acara piknik bersama dari perusahaan, semua karyawan wajib ikut serta untuk kebersamaan. Bila ada karyawan yang tidak ikut serta dalam acara tersebut, maka karyawan yang bersangkutan diwajibkan tetap membayar dari apa yang telah ditentukan yang akan dipotong langsung dari tabungan piknik, dan tabungan piknik tidak dapat dikeluarkan.
  25. Bagi karyawan yang baru masa training dan mengundurkan diri sebelum masa kerja genap satu bulan, maka gaji tidak bisa diserahterimakan (hangus), dan hasil penjualan yang didapat dari hasil training akan dikembalikan kepada pihak yang mentraining.
  26. SP yang masih dalam masa training (masa kerja kurang dari 3 bulan), belum di ijinkan untuk melakukan pengiriman dan penagihan secara langsung, terkecuali dalam pendampingan dan kontrol dari DB berserta pengelola tagihan.
  27. Selama 3 bulan pertama masa awal kerja karyawan, perusahan berhak mengevaluasi hasil kerja dan melakukan pemberhentian karyawan apabila tidak sesuai dengan kriteria, prosesdur dan ketentuan yang telah ditetapkan perusahaan.
  28. Bagi karyawan yang di berhentikan atau mengundurkan diri, segala bentuk yang bisa digunakan sebagai jaminan selama mereka bekerja akan dikembalikan penuh setelah dilakukan proses verifikasi dari pihak perusahaan dan dinyatakan sudah tidak ada kemungkinan penyalahgunaan yang terjadi. Sehingga tidak ada yang dirugikan dikemudian hari. Proses Verifikasi akan dilakukan selambat-lambatnya 3 bulan sejak dinyatakan keluar.

PROSEDUR KERJA BIDANG ADMINISTRASI

  1. Semua laporan penjualan, tagihan, keuangan wajib dilaporkan (dikirim melalui email) setiap hari sebelum pulang. Dan wajib melalukan setoran keuangan perusahaan (via transfer bank) maksimal 2 hari sekali atau ketika di minta oleh pimpinan pusat.
  2. Print Out laporan penjualan dan tagihan wajib dicetak setiap minggu dan ditempelkan di papan pengumuman.
  3. Memantau dan mendata absensi setiap pagi hari sesuai peraturan absensi yang telah ditentukan.
  4. Mendata Laporan kerja harian (Demo) SP yang masuk maupun loss, dan mengumpulkan peta loss sesuai data tersebut. Laporan kerja harian ini berikan kepada Pimpinan Cabang setiap hari untuk diverifikasi ulang dan dimasukan ke database.
  5. Melakukan order barang, mendata keluar masuk barang serta memastikan penempatan barang digudang sesuai kelompok untuk mempermudah pengecekan.
  6. Melakukan pengecekan dan memastikan data stok gudang selalu valid, pastikan tidak ada barang yang hilang, karena bila ada barang hilang, admin yang bertanggung jawab pada bagian gudang juga ikut bertanggung jawab atas kelalaian tersebut.
  7. Mendata barang komplin yang masuk dan barang komplin yang telah selesai diservice untuk diserahkan kembali ke konsumen.
  8. Mengecek dan menerima laporan tagihan yang masuk setiap pagi. Saat menerima setoran tagihan, pastikan untuk memilah mana angsuran yang sudah tertagih / belum tertagih dalam satu bendel kartu tagihan tersebut. Dan apabila ada kartu yang belum tertagih atau tertagih tapi bayar belum genap, maka kartu wajib diserahkan kembali untuk ditagih ulang.
  9. Mendata dan membuatkan kembali duplikat kartu tagihan yang hilang atau belum tercetak.
  10. Memasukan data penjualan sesuai proses, serta membuat SPB (Surat Penyerahan Barang) dan perjanjian yang diperlukan.
  11. Memasukan data keuangan perusahaan baik manual maupun komputerisasi.
  12. Memastikan kembali harga terupdate dan tanda potongan bintang pada SO yang masuk apakah sudah sesuai untuk menghitung value yang benar.
  13. Memasukan data SO yang telah di CUT atau konsumen (tagihan) bermasalah pada program database konsumen blacklist.
  14. Memastikan SPB dan surat penjanjian telah ditandatangani konsumen dengan benar (sesuai syarat). Bila tidak, value jangan dimasukan terlebih dahulu hingga semua urusan selesai.
  15. Mengecek laporan barang keluar setiap hari. Bila menemukan SP atau bagian pengiriman yang  mengeluarkan barang / melakukan proses pengiriman dan tidak ada laporan melebihi 4 hari, maka bagian administrasi wajib mengingatkan dan memberi sanksi sesuai aturan yang ada. Sanksi bila kiriman tidak ada laporan sampai 4 hari sejak barang dikeluarkan adalah: Otomatis masuk kas bon senilai value barang yang belum ada laporannya, tidak bisa mengeluarkan barang atau melakukan pengiriman sebelum semua urusan selesai, dan tidak bisa kas bon untuk urusan pribadi sebelum semua urusan selesai.
  16. Semua SPB yang telah dilaporkan dan selesai didata, harus segera dikirimkan ke kantor induk maksimal 2 hari setelah laporan SPB diterima. Hal ini dilakukan agar proses pembuatan folder dan kartu tagihan sesuai pos tagihan yang terdekat dengan tanggal pengirimannya.
  17. Melakukan pengecekan demokit setiap akhir bulan, mendata ulang, serta mencocokan data demokit yang ada. Bagi SP yang belum melakukan pengecekan demokit, maka gaji belum bisa diserahterimakan sebelum semua urusan selesai.
  18. Mencetak brosur, katalog produk, pricelist terbaru, serta laporan-laporan lain yang dibutuhkan oleh perusahaan. Dalam menyetak pricelist, brosur maupun katalog produk sebaiknya didata, begitupun saat diserahkan kepada karyawan yang membutuhkan pricelist, brosur maupun katalog.
  19. Membuat SPK (Surat Perintah Kerja) sesuai kegiatan yang harus dilakukan karyawan sesuai instruksi pimpinan.
  20. Jangan lupa untuk melakukan  backup data laporan kantor dari komputer ke flashdisk setiap hari sebelum jam pulang.
  21. Menghitung poin, mendata serta mengajukan hadiah dengan persetujuan pimpinan untuk diberikan kepada konsumen berlangganan dan ko’ordinator tagihan.
  22. Apabila melakukan pembelian / pembayaran sesuatu untuk keperluan kantor, wajib meminta ijin pada pimpinan dan meminta kwitansi pembelian / pembayaran sebagai bukti untuk perusahaan.
  23. Pastikan pembayaran Listrik, PDAM dan iuran lainnya telah terbayarkan setiap bulannya.
  24. Harap teliti dalam menerima uang yang disetorkan. Perusahaan tidak dapat menerima laporan dalam bentuk uang palsu ataupun uang rusak dengan alasan apapun.
  25. Pastikan syarat pengajuan kredit telah dilengkapi sebelum barang dikirim.
  26. Pastikan kartu garansi diambil saat penyerahan barang, dan diarsip bersamaan dengan surat penjanjian jual beli.
  27. Semua bukti slip penyetoran keuangan, kwitansi pembelian / pembayaran, surat DO, surat Return DO, Salinan SO, Surat perjanjian dan kartu garansi harap disimpan dan diarsip dengan rapi untuk mempermudah pengecekan apabila terjadi selisih.
  28. Jangan memberikan kas bon atau memasukan bon karyawan tanpa ijin dari pimpinan (yang disertai tanda tangan). Dan semua kas bon yang dilakukan karyawan harus ditulis pada buku bon masing-masing dan ditandatangani oleh karyawan yang bersangkutan.
  29. Kas bon hanya bisa diberikan kepada karyawan tidak melebihi perhitungan gaji sementara, hal ini untuk menghindari gaji minus (-). Jadi, Kas bon besar harus diimbangi kinerja yang lebih !
  30. Kas bon dengan jumlah besar dilakukan diatas tanggal 10 kecuali transport dan kebutuhan rumah tangga.
  31. Dilarang menambahkan data pengajuan barang pada SO yang telah ditandatangani oleh Verifikasi atau Pimpinan Cabang.
  32. Apabila menemukan satu nama konsumen mengajukan produk lebih dari 2 barang, baik yang sudah berjalan atau angsuran belum lunas, maka bagian administrasi wajib konfirmasi ke bagian Verifikasi atau Pimpinan Cabang. Dan jangan dibuatkan SPB terlebih dahulu sebelum proses verifikasi selesai.
  33. SPB hanya bisa dibuat setelah SO telah ditandatangani oleh Verifikasi dan Pimpinan Cabang, apabila bagian administrasi membuat SPB tanpa melalui proses yang benar, maka akan dikenakan sanksi pemalsuan data, yaitu wajib melunasi angsuran tersebut.
  34. Semua barang yang dikeluarkan dari gudang harus dibuatkan SO yang ditandatangani Pimpinan Cabang, dibuatkan SPB dan didata dengan baik. Tidak terkecuali barang untuk hadiah, inventaris, demokit ataupun closingan (barang untuk contoh ke konsumen).
  35. Barang dari demokit atau closingan yang dikembalikan oleh SP, harus didata dengan baik dan dimasukan ke stok gudang kembali. Tetapi pastikan kondisi barang dalam kondisi baik. Bila tidak maka barang tersebut harus dibawa sebagai demokit hingga terjual.
  36. Dilarang mengganti barang komplinan dengan barang baru (dari gudang) tanpa persetujuan dari Pimpinan Cabang.
  37. Untuk laporan keuangan manual tidak boleh ada coretan. Begitupun dengan pembuatan SPB dan surat perjanjian juga tidak diperbolehkan adanya coretan ataupun penggantian nilai. Untuk itu harap lebih teliti.
  38. Surat perjanjian hanya dibuat untuk angsuran diatas Rp.100.000,- atau barang yang memiliki tingkat resiko dianggap lebih tinggi (seperti helm, dll). Untuk angsuran diatas Rp.200.000,- wajib menggunakan perjanjian khusus yang lebih lengkap.
  39. Apabila dibutuhkan waktu untuk lembur karena pekerjaan yang belum selesai, atau melakukan kegiatan tertentu (misalnya transfer uang ke bank, dll), silahkan didata secara lengkap sebagai tambahan kegiatan.
  40. Usahakan menjelang akhir bulan (diatas tanggal 25) bagian administrasi diharapkan tidak mengambil libur (baik hari minggu maupun tanggal merah) untuk menyelesaikan semua laporan bulanan.
  41. Laporan gudang akhir bulan harus sudah selesai H-2. Dan untuk cocokan stok gudang dilakukan setiap akhir bulan / awal bulan dengan kantor induk cabang untuk memastikan stok real digudang dan data dilaporan sesuai.
  42. Hari kerja Adminisatrasi minimal 24 hari dalam 1 bulan, kecuali ada hal yang memang tidak dapat ditinggalkan, tetapi tetap ada konfirmasi. Bila kurang dari hari yang ditentukan maka perusahaan akan mem-blacklist pekerjaan selama 1 (satu) bulan di bulan berikutnya.
  43. Setiap pulang kerja, meja kerja harus dalam keadaan rapi dan bersih. Semua peralatan elektronik harap dimatikan.
  44. Untuk barang besar yang dicover oleh bagian pengiriman, sebelum barang tersebut dikirim harap bisa menghubungi (konfirmasi) kepada SP atau konsumen bersangkutan.
  45. Dilarang menutupi sesuatu atau bekerjasama dengan karyawan lain dalam hal yang dapat merugikan perusahaan atau tidak sesuai dengan arahan Pimpinan Cabang. Semua pelanggaran akan ditindak tegas atau mengganti dari semua kerugian yang ditimbulkan.
  46. Semua barang kembali barang tarikan harap di data dan di kembalikan ke kantor pusat.
  47. Bila ada konsumen tukar barang, harap barang yang masuk dicek kembali dan pastikan belum pernah dipakai sama sekali. Barang yang sudah dibeli dan sudah dipergunakan (bekas pakai) atau rusak akibat kesalahan pemakaian tidak dapat ditukar atau diganti, apapun alasannya. Bila barang masih baru, belum bekas pakai dan tetap minta untuk ditukar, maka konsumen dikenakan biaya administrasi 5% dari value barang sebelumnya.
  48. Administrasi dilarang memberikan data berupa apapun (berupa file baik utuh atau sebagian) kepada karyawan lain tanpa ijin untuk menghindari penyalagunaan.

PROSEDUR KERJA BIDANG PENJUALAN

  1. Data pengerjaan DB akan diberikan oleh Supervisor atau Pimpinan Cabang setiap meeting bulanan, sehingga  DB dapat mengatur strategi penjualan satu bulan kedepan, serta agar SP mengetahui planing bulanan yang akan dilakukan kedepannya.
  2. Bila ada revisi data dari yang diserahkan Pimpinan Cabang ke DB, maka DB wajib menyampaikannya ke Pimpinan Cabang, atau menyerahkan kembali data yang diberikan setelah dilakukan proses booking dan revisi data bila ada.
  3. Bila tidak ada data untuk promosi arisan maka SP wajib melakukan promosi biasa bersama DB. Bila SP tidak melakukan promosi dengan alasan tidak ada jadwal, melakukan closing sendiri, atau hanya menyelesaikan kiriman, atau melakukan tagihan tanpa ko’ordinasi DB-SPV dan Pimpinan Cabang, maka SP akan di hitung OFF DAY karena tidak melakukan kewajiban yang seharusnya. Begitupun dengan DB, apabila DB tidak mau mengko’ordinasi promosi biasa bersama SP ketika data arisan sedang kosong, maka DB juga akan di hitung OFF DAY karena membiarkan SP yang menjadi tanggung jawabnya tidak melakukan kewajiban promosi yang seharusnya.
  4. Saat promosi berlangsung SP dilarang merokok, SMSan ataupun tindakan lain yang dianggap kurang sopan dan tidak menghargai konsumen.
  5. Setiap SO (Surat Order) yang masuk wajib menyertakan nomer telepon yang bisa dihubungi dan gambar peta lokasi yang jelas sesuai alamat KTP. Bila alamat domisili konsumen yang mengajukan kredit berbeda dengan alamat yang ada di KTP (Posisi konsumen tersebut kontrak), maka wajib menggambar dua peta, yaitu alamat domisili sekarang, dan alamat asli sesuai KTP.
  6. Syarat kredit untuk yang sudah berkeluarga wajib menyertakan fotokopi KTP suami istri dan KK. Sedangkan untuk yang belum berkeluarga wajib menyertakan juga fotokopi KTP orangtuanya berserta KK.
  7. Dilarang menjual produk lain diluar produk perusahaan pada saat promosi, atau membeli produk dari luar untuk dijual kembali dengan mengatasnamakan produk tersebut dati perusahaan Mitra Abadi Sejahtera. Apabila kedapatan demikian, maka akan diberi sanksi tegas hingga pemutusan hubungan kerja (PHK).
  8. Saat promosi arisan PKK, khusus untuk angsuran dibawah Rp.75.000,- dan diko’ordinasi boleh tidak menggunakan KTP, akan tetapi nama harus ditulis lengkap atau bisa juga ditambah dengan nama suami dibelakangnya agar ketika terjadi proses pengiriman dan penagihan tidak salah orang.
  9. Penulisan harga di SO harus disertai juga harga asli dan tanda bintang sesuai potongan yang diberikan. Apabila tidak sesuai kriteria, maka SO belum bisa diproses.
  10. Kredit dengan nilai angsuran diatas Rp.450.000,- harus menyertakan jaminan atau bisa juga dengan memperbesar DP (Uang Muka) sehingga angsuran bisa dibawah ketentuan.
  11. Untuk produk khusus dan DP diatas Rp.700.000,-, DP tidak dapat dibuat flat.
  12. Pengambilan kredit maksimal hanya 2 produk, dengan catatan angsuran per produk dibawah Rp.100.000,-. Untuk produk yang angsurannya diatas nilai tersebut, maka konsumen hanya diperbolehkan mengajukan kredit 1 produk saja.
  13. SP (Sales Promotor) dilarang menerima DP sebelum pengajuan kredit tersebut disetujui oleh perusahaan. Terkecuali produk khusus (yang tidak dapat dibatalkan) yang memerlukan uang sebagai tanda jadi.
  14. Survey pengajuan kredit diketahui hasilnya maksimal 3 hari sejak SO dikumpulkan.
  15. Perusahaan berhak menyetujui ataupun menolak pengajuan kredit tanpa harus memberitahukan alasannya (karena bersifat privasi), dan tidak dapat diganggu gugat oleh siapapun.
  16. Mengeluarkan Produk Closingan / Demokit harus ditulis dalam bentuk SO dengan sepengetahuan DB dan SPV dan atau KC, dibuatkan SPB dan didata barang keluar oleh Admin.
  17. Produk Closingan harus dijaga dengan baik, rusak berarti membeli atau harus terjual.
  18. Lakukan rotasi Demokit secara berkala sehingga Demokit tersebut tetap layak jual. Demokit yang rusak tidak bisa dikembalikan ke stok, dan harus terjual. Demokit bisa diganti dengan produk lainnya apabila Demokit tersebut masih dalam keadaan baik / layak jual.
  19. Demokit harus ditata dengan rapi, jangan ditaruh disembarang tempat (apalagi sampai berceceran dimana-mana). Saat promosi demokit harus dibawa promosi, jangan ada sebagian demokit yang ditinggal. Sebaiknya bila demokit tersebut tidak dibawa promosi harap dikembalikan ke stok agar tidak rusak atau hilang. Bila rusak atau hilang karena demokit tidak diurusi (lalai yang disengaja), maka SP wajib menggantinya.
  20. Produk Closingan / Demokit yang dikirim langsung tanpa sepengetahuan perusahaan atau tanpa SPB (Surat Penyerahan Barang) akan otomatis masuk bon senilai value produk tersebut.
  21. Pembelian barang secara cash bisa langsung dikirim saat promosi dan tetap ditulis di SO.
  22. Barang Komplin atau Pengiriman yang barangnya tidak bisa dibawa dengan sepeda motor secara otomatis langsung ditangani oleh bagian pengiriman.
  23. Setiap akhir bulan, harap demokit dibawah kekantor untuk dibersihkan, pengecekan dan pendataan ulang. Apabila tidak, maka gaji SP sementara waktu belum bisa diserah-terimakan sampai semua urusan selesai.
  24. Konsumen yang datang ke toko / kantor dan memiliki janji dengan SP, tetapi SP yang bersangkutan tidak berada ditempat, maka value tetap masuk kepada SP tersebut. Dan yang melayani ditoko akan mendapat insentif yang dihitung sebagai Freelance. Apabila konsumen tidak menyebutkan ada janji dengan SP lain, maka value akan masuk penuh ke SP yang melayani di toko / kantor.
  25. Produk yang dikirim SP langsung tanpa melalui proses seleksi / survey (asal kirim), atau diketahui konsumen bermasalah tetapi produk tetap dikirim, atau mengetahui produk yang dikirim telah melebihi dari 2 produk tetapi tetap sengaja dikirim demi mengejar target penjualannya, maka SP yang bersangkutan wajib ikut menyelesaikan apabila terjadi masalah saat penagihan atau mengganti atas kerugian yang diderita perusaan apabila terbukti hal tersebut memang disengaja.
  26. Produk yang dikirim, bisa diserahterimakan setelah pembayaran DP / Angsuran pertama dibayarkan pada saat pengiriman, dan pastikan Surat Perjanjian dan SPB sudah ditandatangani baik oleh pembeli kredit sesuai KTP dan pihak yang ikut bertanggung jawab. Apabila tidak, produk harus dibawa kembali. Apabila ditinggal, dalam waktu 4 hari perusahaan belum menerima setoran pembayaran, maka akan otomatis masuk bon senilai value kepada pihak yang bertanggung jawab meninggalkan produk tersebut.
  27. Apabila dalam pengiriman pihak pengiriman meninggalkan barang, diwajibkan untuk konfirmasi dengan SP yang bersangkutan, apabila tidak ada konfirmasi dengan SP maka barang yang ditinggal menjadi tanggungjawab pengiriman.
  28. Untuk SPB dan surat perjanjian yang tidak ada tanda tangan konsumen beserta namanya, maka value tidak akan dihitung sampai semua urusan tersebut terselesaikan.
  29. Bagi SP yang kirimannya belum ada laporan melebihi 4 hari, tidak bisa mengeluarkan produk untuk kiriman berikutnya dan tidak bisa kas bon hingga semua urusan selesai.
  30. Harap semua yang bertugas mengirim barang, memberikan tanda rumah masing-masing konsumen atau ko’ordinator pada peta lokasi SPB, untuk mempermudah proses penagihan berikutnya.
  31. Apabila produk yang akan dikirim oleh SP telah tersedia namun tidak segera dikirim 2 hari sejak SPB jadi, maka barang tersebut bisa dikirim oleh SP lain yang juga memiliki pesanan produk yang sama. Apabila SP memiliki banyak kiriman (SPB) namun tidak diurusi tanpa status yang jelas, maka pengajuan SO selanjutnya belum dapat diproses hingga kiriman tersebut diselesaikan atau dibatalkan.
  32. SPB Tidak boleh ada coretan, apabila ada penggantian nama atau harga produk saat pengiriman, maka nama yang bersangkutan pada SPB tersebut harus dibatalkan, dan ditulis SO yang baru untuk dibuatkan SPB yang baru yang sesuai. Barang yang batal harus dibawa kembali untuk pendataan ulang atau bisa dikirim kembali setelah SO dan SPB yang baru telah dibuatkan oleh pihak administrasi.
  33. Untuk RO (Repeat Order) saat penagihan, apabila ditagih SP maka value dan insentif penjualan 100% masuk ke SP yang bersangkutan (bukan ke SP yang dulu mengerjakan promosi di tempat tersebut), apabila ditagih KL maka value penjualan harus diserahkan ke DB inti yang pengelola tagihan (KL hanya sebatas freelance), selanjutnya hak pengelola tagihan untuk menyerahkan RO tersebut kepada SP-nya atau di data sendiri atas penjualannya.
  34. Untuk RO dari penjualan wakil DB atau Sales Eksekutif (SE) hanya sebatas RO yang dari penjualan yang mereka booking pada bulan itu. Apabila RO didapat dari tagihan atau telah menjadi tagihan, maka RO tersebut adalah hak dari pengelola tagihan. Kecuali ada kesepakatan sebelumnya.
  35. Kiriman yang batal harus segera dibawa kembali saat laporan pengiriman. Apabila Anda penggantian produk (ganti barang atau komplin karena cacat) maka barang tersebut harus dibawa kembali terlebih dahulu, baru dapat diganti dengan produk yang baru setelah dilakukan proses validasi oleh admin yang bersangkutam.
  36. Barang yang sudah dibeli dan dipergunakan (bekas pakai) atau rusak akibat pemakaian tidak dapat dikembalikan atau di tukar. Apabila konsumen minta tukar barang setelah angsuran berjalan, Dan barang masih bagus (masih baru) belum digunakan sama sekali, maka proses tukar barang tersebut konsumen tetap dikenakan biaya administrasi 5% dari value barang sebelumnya yang diambil.
  37. Bagi karyawan yang terbukti secara sengaja menjual atau mengirim produk kredit dengan data fiktif / alamat palsu / atas nama, dan dinilai dapat merugikan perusahaan maka wajib melunasi seluruh angsuran produk tersebut, atau apabila tidak bisa diselesaikan secara kekeluargaan, maka akan diproses melalui jalur hukum.
  38. Tidak diperbolehkan bertangung jawab atas pengajuan kredit orang lain agar di setujui oleh perusahaan.
  39. Bagi konsumen yang sudah berlangganan boleh diajukan bonus hadiah pada pengambilan ke-3 dengan syarat pengambilan ke-2 sudah lunas.
  40. Tutup buku penjualan (laporan kiriman terakhir) dilakukan H-3 akhir bulan, jam 16.00 WIB. Atau pengiriman terakhir dan pengeluaran barang dilakukan maksimal tanggal 26 setiap bulannya.
  41. Bila SP yang melakukan Closing kurang matang (Penyampaian informasi yang kurang valid dan tidak sesuai prosedur), menjanjikan potongan angsuran diakhir, Maka bila terjadi masalah, SP wajib ikut menyelesaikan masalah atau mengganti kerugian yang ditimbulkan.
  42. Bila tagihan produk BP belum ada setengah angsuran lunas, barang kembali, maka BP yang bersangkutan akan ditarik kembali.
  43. Supervisor wajib mengecek kesiapan data setiap pagi dan mengecek kembali untuk data pengerjaan yang zonk.
  44. Harga dibawah standart, wajib konfirmasi ke Pimpinan Cabang untuk di evaluasi. Apabila Verifikasi dan atau Administrasi meloloskan harga dibawah standart tanpa persetujuan pimpinan cabang, maka pihak yang bersangutan wajib menggenapi angsuran atau harga tersebut hingga sesuai batas yang ditentukan.
  45. Batas potongan harga cash diserahkan ke cabang masing-masing, dan harus mendapat persetujuan dari pimpinan cabang untuk harga dibawah standart yang telah ditentukan.
  46. Pengajuan kredit Non Value hanya bisa dilakukan oleh karyawan tetap, atau karyawan yang telah bekerja minimal 6 bulan.
  47. Karyawan yang baru dalam masa training (masa kerja kurang dari 3 bulan) belum diperbolehkan untuk melakukan pengajuan kredit barang pada perusahaan, baik atas nama pribadi maupun keluarga.
  48. Batas potongan bintang : angsuran 10 kali adalah 3 bintang, angsuran 7 kali adalah 2 bintang, angsuran 5 kali adalah 1 bintang. Apabila melebihi dari potongan bintang yang telah ditentukan, maka penjualan akan otomatis masuk ke penjualan Agen / Online.
  49. Semua dapat melakukan penjualan agen / online, terkecuali Manager Area dan Verifikasi.

PROSEDUR KERJA BIDANG TAGIHAN

  1. Tagihan wajib ditagih setiap tanggal sesuai pos tagihan, bukan perdasarkan tanggal pengiriman. Kecuali telah ada kesepakatan dengan ko’ordinator atau konsumen. Untuk itu SP wajib menjelaskan ke konsumen saat promosi bahwa tagihan akan ditagih sesuai pos tagihan yang telah ditentukan perusahaan.
  2. Penagihan angsuran setiap bulannya harus melalui petugas Kolektor (KL), atau boleh ditagih oleh SP apabila telah ditunjuk dari pihak perusahaan. Dan bagi SP yang mendapat jatah tagihan, diwajibkan untuk laporan setiap hari baik tagihan yang sudah tertagih dan yang belum tertagih. Untuk tagihan yang belum tertagih akan dilakukan “Rolling” setiap hari untuk ditagih orang lain yang telah ditunjuk dari perusahaan. Apabila angsuran tidak tertagih karena alasan kartu kwitansi hilang atau ketinggalan dirumah, maka akan dikenakan denda Rp.15.000,- bagi yang bertanggungjawab membawa atau menagih angsuran tersebut.
  3. Tidak diperbolehkan menagih angsuran tanpa kartu, bila ada SP menagih tanpa kartu, maka tagihan tersebut akan masuk ke KL atau SP lain yang memegang kartu angsuran tersebut.
  4. Laporan tagihan dilakukan paling lambat satu hari. Kecuali memang ada suatu hal sehingga tidak bisa ke kantor, tetapi tetap ada konfirmasi dan melaporkan hasil tagihan.
  5. Apabila diketahui menunda setoran yang seharusnya di setorkan pada hari itu, atau terbukti ada penggunaan dana atau aset perusahaan tanpa izin, maka akan dikenakan denda dan harus membayar 2x lipat dari dana atau aset yang digunakan tanpa izin. Selanjutnya tidak dapat dipercaya kembali untuk melakukan pengiriman maupun tagihan.
  6. KL yang memberikan SP tagihan ketika SP tersebut terkena sanksi penggunaan, maka bila terjadi masalah, KL yang bersangkutan ikut bertanggung jawab.
  7. Tidak diperbolehkan memending tagihan langsung ke akhir bulan. Apabila ada konsumen minta pending, usahakan ada kesepakatan pembayaran dilakukan 1 minggu kedepan atau titip setengah angsuran terlebih dahulu kemudian digenapi beberapa hari kemudian, dan usahakan semua pendingan tagihan terakhir maksimal tanggal 26 setiap bulannya.
  8. Walaupun dilakukan rotasi tagihan setiap harinya, sebaiknya pembagian tagihan kepada SP yang dipercaya melakukan tagihan tetap dilakukan searah agar kerja lebih efektif dan efisien
  9. Tagihan yang berbenturan dengan jam promosi SP, harus di tangani oleh Kolektor (KL) agar tagihan tidak terbengkalai pada saat itu.
  10. Kolektor (KL) memiliki kewajiban menyelesaikan tagihan, KL tidak diperbolehkan menolak tagihan yang diberikan KC kepadanya. Bila KL tidak melakukan penagihan sama sekali (tidak ada laporan tagihan) maka akan otomatis di hitung OFF DAY.
  11. Semua kartu angsuran yang terpending harus dikumpulkan (dibendel) di kantor sesuai tanggal pending. Tidak boleh dibawa.
  12. KL tidak diperbolehkan membawa atau menyimpan kartu tagihan di rumahnya, terkeculi kartu tagihan yang memang harus ditagih hari itu.
  13. Kolektor inti yang dipercaya memegang penuh tagihan, memiliki hak penuh membagikan atau menarik kembali kartu yang telah dibagikannya, dan juga memiliki wewenang melakukan pengecekan (kontrol) kartu yang terpending lebih dari 3 hari. Kolektor inti harus memastikan keberadaan kartu tagihan yang menjadi tanggung jawabnya, dan mempertangungjawabkannya kepada KC (Kepala Cabang).
  14. Pihak kantor berhak menarik paksa kartu angsuran yang dibawa KL ataupun SP apabila dipending secara sengaja (padahal pada hari itu sudah bisa ditagih), atau kartu tagihan tersebut telah dibawa lebih dari 3 hari tanpa konfirmasi (tanpa terpending di kantor), untuk dilakukan tindakan atau pengecekan langsung.
  15. DB inti penanggungjawab tagihan memiliki kewajiban yang sama dalam hal mengontrol dan mengatasi tagihan bermasalah terutama pendingan bulanan. Serta memastikan tagihan tersebut tertagih.
  16. Kolektor inti harus siap kapan saja ketika diajak cocokan oleh KC saat berada dikantor.
  17. Apabila KL terbukti menutupi (melindungi) penyalagunaan tagihan atau data fiktif yang dilakukan SP, maka kolektor bertanggung jawab penuh terhadap angsuran yang dipakai. Dan itu bukan tanggung jawab DB inti sebagai penanggungjawab tagihan.
  18. Usahakan melakukan tagihan selalu tepat waktu agar konsumen terbiasa membayar tepat waktu.
  19. Tagihan yang belum tertangani, harus diutamakan dari tanggal yang paling lama belum tertagih. Jangan membiarkan tagihan terpending terlalu lama, karena akan membuat konsumen dapat menyepelekan saat tanggal jatuh tempo tiba, sehingga pembayaran yang awalnya selalu tepat waktu, kini menjadi sering pending.
  20. Tagihan yang menjadi pendingan bulanan (bulan kemarin belum tertagih) harus mulai ditagih kembali awal bulan, dan usahakan agar tidak pending kembali hingga akhir bulan agar bulan ini angsuran bisa dibayar genap, yaitu angsuran untuk bulan kemarin dan bulan ini terbayarkan semua.
  21. Tagihan yang menjadi ‘tanggungjawab’ karyawan, apabila hingga menjelang tutup buku angsuran belum ada masuk, maka karyawan wajib membayar angsuran tersebut (otomatis masuk Bon), sebagai bentuk pertanggungjawaban.
  22. Tagihan Non Value akan otomatis masuk bon bila saat tanggal jatuh tempo belum terbayarkan.
  23. Apabila SP tidak mau membantu menyelesaikan masalah tagihan yang timbul akibat masalah saat pengiriman yang dilakukan SP tersebut, maka sanksi yang diberikan adalah sanksi pengiriman yang dianggap sebagai data dengan alamat palsu / data fiktif.
  24. Harga atau angsuran mengikat sampai angsuran tersebut lunas. Tidak ada korting selain pelunasan yang belum masuk jatuh tempo. Apabila ditemukan adanya kesepakatan (janji) tertentu antara SP dan konsumen dengan pemberian potongan diakhir, atau kesepakatan harga yang tidak sesuai dengan SPB yang tertulis, maka SP wajib bertanggung jawab atas masalah harga atau potongan yang telah dijanjikan tersebut.
  25. Penanganan barang rusak atau komplin harus segera ditangani, apabila ada karyawan (KL/SP/DRV) yang mendapat laporan dari pihak konsumen tetapi tidak segera ditindaklanjuti dengan membawa barang tersebut ke kantor, maka dia akan mendapat sanksi menalangi angsuran produk tersebut apabila konsumen tidak mau membayar angsuran dengan alasan penanganan garansi yang lambat.
  26. Barang komplinan yang sudah ditangani / diganti perusahaan harus segera diantar kembali ke konsumen, demi menjaga kepuasan konsumen dan menjaga nama baik perusahaan, sehingga hal ini adalah tanggung jawab bersama. Untuk itu barang komplin yang sudah jadi (selesai diperbaiki) harus di cek oleh DB dan KL setiap harinya untuk mengko’ordinasi pengembalian barang komplin tersebut. Pengembalian barang tersebut bisa dipasrahkan atau dititipkan kepada karyawan (KL / SP) yang melakukan demo, pengiriman atau penagihan yang searah. Namun apabila barang komplin tersebut tidak kunjung dikembalikan hingga penutupan tagihan terjadi, maka pihak yang dipasrahi untuk mengembalikan barang komplin tersebut ikut bertanggung jawab menalangi angsuran produk tersebut karena mengabaikan tugas yang diberikan kepadanya.
  27. Penulisan tanggal pembayaran, nominal angsuran, dan angsuran keberapanya harus dituliskan di Kartu tagihan ketika penagihan berlangsung (tidak ditulis ketika akan dilaporkan dikantor), Hal ini dilakukan untuk menghindari lupa penulisan atau lupa melaporkan padahal konsumen telah membayar angsurannya. Bila hal ini dilakukan secara sengaja dan berulang, bila terjadi lupa laporan akibat tidak ditulis di kartu tagihan ketika menagih, maka tetap akan dikenakan sanksi sesuai dengan sanksi penggunaan dana atau menunda setoran.
  28. Bila kwitansi ada yang kurang / tidak lengkap penulisannya, maka tagihan tidak dihitung Admin.
  29. Tagihan yang dibayar dobel, maka tagihan bisa dinon-aktifkan sampai jatuh tempo pembayaran selesai.
  30. Setiap hari kartu tagihan yang dibawa SP atau KL harus dihitung (berapa yang dibawa). Dan keesokan harinya harus kembali sesuai jumlah yang dibawa kemarin.
  31. Dilarang memberikan tagihan ke SP / KL lain tanpa sepengetahuan pihak kantor, saat tagihan tersebut dipercayakan kepadanya.
  32. Saat menagih angsuran ke-8 atau ke-9, khusus tagihan ko’ordinatoran harus mulai dihitung poin untuk pemilihan hadiah berdasarkan poin yang telah terkumpul, sehingga penagihan terakhir dan penyerahaan hadiah kepada ko’ordinator tidak tertunda.
  33. Penyerahan hadiah dan angsuran terakhir sebaiknya dilakukan oleh DB, sekaligus melakukan booking untuk pengerjaan promosi ulang ditempat tersebut.
  34. Potongan angsuran untuk pelunasan hanya bisa diberikan pada bulan yang belum masuk jatuh tempo. Pastikan perhitungan yang dilakukan benar agar tidak menggenapi dari kekurangan angsuran tersebut.
  35. Penulisan antara tagihan biasa dan ko’ordinator harus dipisah dengan benar. Karena tagihan ko’ordinator digunakan untuk menghitung poin dan mengeluarkan hadiah saat angsuran terakhir. Apabila ada kesengajaan memasukan tagihan ko’ordinator ke laporan tagihan biasa agar mendapat insentif tagihan lebih, maka yang bersangkutan tetap wajib mengganti dari selisih insentif tagihan tersebut dikemudian hari.
  36. Hati-hati dalam menerima pembayaran angsuran, harap lebih teliti. Perusahaan tidak menerima setoran uang palsu ataupun uang rusak, apapun alasannya.
  37. Tutup buku untuk tagihan dilakukan H-1 akhir bulan, jam 16.00 sore. Dan semua tagihan yang masih dibawa oleh karyawan (KL & SP) wajib dikumpulkan tanpa terkecuali setelah tutup buku.
  38. Konsumen dengan tagihan bermasalah / ruwet / tidak pernah bayar, penagihan harus dilakukan lebih rutin dan tetap harus diutamakan.
  39. Semua tagihan yang menjadi tanggung jawab karyawan, saat ia mengundurkan diri dari perusahaan maka ia wajib melunasi angsuran tersebut.
  40. Tagihan bermasalah harap di data dan di laporkan ke bagian administrasi untuk dimasukan ke database konsumen Blacklist.
  41. KC memiliki wewenang penuh untuk mengatur, merotasi hingga mengaudit tagihan yang dicurigai bermasalah atau dicurigai terjadi penyimpangan.
  42. DB inti yang memiliki tagihan, wajib ikut memantau tagihan yang berjalan, mengawasi proses pengiriman barang yang dilakukan oleh SP, serta membantu menyelesaikan masalah yang berkaitan dengan tagihan, agar tercapai target yang telah ditentukan. Bila tidak, maka bonus-bonus yang ada akan beralih fungsi untuk menutupi kekurangan dari target yang telah ditentukan. Atau ikut menutup target dengan nalangi kartu pendingan yang telah dipilihkan dari pihak kantor.
  43. Apabila target global cabang tidak terpenuhi 95%, maka kolektor wajib menggenapi (nalangi) angsuran hingga mencapai target yang telah ditentukan. Namun kolektor bebas memilih sendiri kartu angsuran yang terpending untuk ditalangi dahulu.
  44. Angsuran ke-2 wajib ditagih KL untuk memastikan semuanya, termasuk memastikan bahwa konsumen mendapat salinan kartu angsuran (Pink) yang digunakan untuk bukti angsuran konsumen, melobi pembayaran angsuran agar sesuai pos tagihan, dan memastikan bahwa tagihan tersebut bukan data fiktif. Bila KL berkeberatan pada saat itu, maka Kartu angsuran bisa dipasrahkan ke SP lain yang bukan pemilik tagihan tersebut, namun KL tetap diwajibkan menagih untuk bulan berikutnya.
  45. Apabila ada tagihan yang bermasalah karna selalu ditagih SP yang sama terus menerus, dan KL tidak pernah memegang / menagih / mengetahui kevalidan kartu angsuran tersebut, maka KL ikut bertanggung jawab atas kerugian dari masalah yang terjadi, apapun alasannya. Karena KL memiliki wewenang mengontrol dan memiliki kewajiban untuk mengecek kevalidan tagihan sejak angsuran ke-2 berjalan.
  46. Jika ada penyalagunaan angsuran atau tagihan dari data fiktif, maka angsuran harus dilunaskan tanpa adanya potongan pelunasan (3%).
  47. Saat Audit dilakukan, ditemukan adanya penyalahgunaan, maka yang bersangkutan mendapat denda 2x lipat dari penyalahgunaan yang dilakukan, denda tersebut bisa dimasukan untuk pembiayaan proses audit ataupun sebagai imbalan bagi yang melaporkan.

Dengan bekerja di MITRA ABADI SEJAHTERA berarti semua karyawan setuju dan wajib mengikuti semua prosedur kerja, peraturan dan kebijakan yang berlaku di perusahaan. Pelanggaran terhadap prosedur kerja dan peraturan perusahaan, akan mendapat sanksi sesuai yang telah ditetapkan.

Ketentuan Pengguna Situs . Ketentuan Beli Kredit . Ketentuan Beli Cash . Ketentuan Garansi . Download Katalog